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PERFIL |
O Profissional de Secretariado Executivo e sua Equipe Cada vez mais os profissionais de secretariado executivo têm se deparado com o desafio de atingir metas, com menos pessoas em suas equipes. Um plano de autogestão comportamental, se bem elaborado, tende a ser eficaz em momentos complicados de alta demanda, fazendo com que situações complicadas se transformem em trampolim para o crescimento futuro. Alguns profissionais dessa área ainda acham que assumir e fazer tudo, abaixando a cabeça diante da carga de responsabilidades para evitar o desgaste pessoal, é para si e/ou para sua equipe sinônimo de eficácia. Provavelmente, não conseguirão cumprir suas metas e ainda deixarão sua equipe exausta e sairão com uma reputação sofrível. Num ambiente de restrição, onde cada vez mais o número de integrantes da equipe tende a reduzir, alguns procedimentos como: manter um equilíbrio pessoal, concentração no foco, comunicação eficaz e dinamismo são pilares para lidar com intensos fluxos de trabalho. O secretário executivo tem que identificar, juntamente com sua equipe, quais as metas fundamentais a serem atingidas para, assim, concentrarem-se intensamente, sem esquecer de que tais propostas têm que estar em sintonia com as de seus superiores e da organização. Para que isto ocorra é importante valorizar os "pequenos passos diários", sendo para isto imprescindível desenvolver e manter um gerenciamento de rotinas. É importante também que todos da equipe tenham entendido a estratégia de longo prazo para que possam planejar e gerenciar as rotinas diárias que levarão àquelas. O procedimento de estabelecer objetivos de curto prazo sustenta as metas de longo prazo, daí o por que da importância da manutenção diária e semanal. O profissional de secretariado executivo deverá concentrar seus esforços e de sua equipe para geração de resultados, os quais poderão demonstrar, ao longo do percurso, que outros serviços não menos importantes, poderão ser executados em um outro momento ou mesmo por outras equipes. Por isso, este executivo precisa sair na frente e, num processo de liderança, tomar a decisão do que fazer e do que não fazer. Para dar sustentação a esta liderança, é importante desenvolver redes de relacionamentos estratégicos cujos grupos mapeados poderão funcionar como alianças internas. Além de dinamizar seus esforços pelo relacionamento com áreas de influência, podem nortear seus trabalhos com críticas construtivas. Este executivo deverá demonstrar entusiasmo por novas oportunidades. Mas poderá também demonstrar, sutilmente, aos seus superiores que ele e sua equipe já assumiram outros compromissos, pelos quais deve-se solicitar informalmente um feedback das tarefas executadas. Tornar o trabalho valioso para a equipe é o grande desafio de um líder. Destine tempo adequado para assimilação das responsabilidades, direcionando o grupo a fazer coisas de maneiras diferentes e gerando resultados melhores. Mas não esqueça: ninguém é insubstituível! Faça com que seu grupo caminhe pelas "próprias pernas" tanto pela sobrevivência do mesmo quanto da organização. E lembre-se sempre de relacionar o seu sucesso ao desempenho de sua equipe. Por
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