PERFIL

Publicado na Gazeta Mercantil de 04/05/99
Chamada da capa:

A SECRETÁRIA QUE VALE OURO

Profissionais com multifunções

Três a quatro décadas atrás, o destaque do currículo de uma secretária-executiva era o domínio da taquigrafia em inglês. Era uma habilidade muito valorizada. Em 1965, trabalhando para o vice-presidente da Alpargatas, Astrid Rizzi Pike rapidamente batia à máquina os memorandos ditados por seu chefe. Também faziam parte de sua rotina as cópias no mimeógrafo e o envio de telex. Além disso, era encarregada de redigir as cartas pessoais para a família, ir ao banco depositar cheques e marcar hora para a esposa do executivo ir ao dentista.

"Há 40 anos, ser secretária era a única profissão que uma moça que falava idiomas podia ter", diz Astrid. "Não havia muitas opções: se a moça não fosse dona de casa, virava freira ou secretária." Hoje, ela dirige sua empresa de recrutamento de secretárias de alto nível. E as profissionais que recruta estão a anos-luz daquela secretária que ela mesma foi um dia.

A taquigrafia foi substituída pelo Power Point, Excel, Lotus Notes, Windows e outros softwares. A dedicação ao executivo permanece, mas agora vem misturada com visão gerencial. Depois da onda de enxugamentos, as secretárias estão assumindo um número cada vez maior de funções e se tornaram generalistas. Segundo uma pesquisa da International Association of Administrative Professionals (IAAP), entidade que congrega secretárias de todo o mundo, 32% das profissionais têm alguma função de supervisão e 48,5% já cuidam de treinamento.

A MULTIFUNCIONAL SECRETÁRIA DO FUTURO

Enxugamento faz com que essa profissional tenha muito mais responsabilidades e dominem até a informática

"Taquigrafia em inglês" era o ponto alto do currículo de Astrid Rizzi Pike em 1965, quando começou sua carreira de secretária-executiva. Naquela época, a taquigrafia era uma habilidade muito valorizada. Trabalhando para o vice-presidente da Alpargatas, Astrid rapidamente batia à máquina os memorandos ditados por seu chefe expatriado. Também fazia parte de sua rotina as cópias no mimeógrafo e o envio de telex. Além disso, a secretária era encarregada de redigir as cartas pessoais para a família, ir ao banco depositar os cheques e marcar hora para a esposa do executivo ir ao dentista.

"Há 40 anos, ser secretária era a única profissão que uma moça que falava idiomas podia ter", diz Astrid. "Não havia muitas opções: se a moça não fosse dona de casa, virava freira ou secretária." Hoje, passados 34 anos, Astrid dirige sua empresa de recrutamento de secretárias de alto nível. E as profissionais que ela recruta estão a anos-luz daquela secretária que ela mesma foi um dia.

A taquigrafia foi substituída pelo Power Point, Excel, Lotus Notes, Windows e outros softwares. A dedicação ao executivo permanece, mas agora vem misturada com visão gerencial. Depois da onda de enxugamentos, as secretárias estão assumindo um número cada vez maior de funções e se tornaram generalistas. Segundo uma pesquisa da International Association of Administrative Professionals (IAAP), entidade que congrega secretárias de todo o mundo, 32% das secretárias têm alguma função de supervisão e 48,5% já cuidam de treinamento.

Wilma Godoy, 36 anos, que trabalha com o diretor-superintendente da Mastercard, Desmond Rowan, é a típica secretária de futuro. Ela não deixou de lado as tarefas que simbolizam o ganha-pão das secretárias – atender telefonemas, preparar apresentações, programar viagens. Mas Wilma vai bem além, assumindo até funções na área de Recursos Humanos. Ela criou a política interna da Mastercard para o controle de faltas, ponto e vale-refeição, permitindo um controle com flexibilidade de horários.

Tanta eficiência não passa desapercebida. A secretária está arrumando as malas para voar até Washington – foi convidada para participar da reunião anual da Mastercard. Também ganhou o Spot Award, prêmio de reconhecimento pela performance.

No caso de Wilma, cabe o ditado: por trás de um grande executivo, está uma grande secretária. "Wilma é responsável por parte de meus sucessos, uma boa secretária é essencial para um executivo", diz Desmond Rowan. "Ela entende todas as minhas prioridades, sabe quem deve sempre ser atendido e chega até a adivinhar o que estou pensando."

Aquela história da desempregada que faz curso de informática e começa a mandar currículos ou da vizinha da cunhada que está precisando de um bico está definitivamente ultrapassada. No universo das super-secretárias, que recebem gordos salários, entre R$ 3 mil a R$ 5 mil, falta de qualificação é a morte.

"A nova secretária está mais para assessora", diz Nielce Camillo Filetti, presidente da Associação Paulista da Administração de Recursos Humanos. "Esse novo perfil exige que ela, além de estar voltada para atender aos executivos, esteja mais inteirada das metas e resultados da empresa", diz. "Ela funciona também como um pêndulo do bom senso – sua opinião anda pesando cada vez mais", diz Nielce.

Atendimento ao consumidor e habilidades de relacionamento – tato, diplomacia e negociação, também entraram na lista de pré-requisitos. Fora o fato de trabalharem tanto quanto os chefes, ou até mais. "As secretárias top não olham o relógio para ver a hora de ir embora", diz Astrid. Boa aparência também é fundamental. "Não precisa ser uma Sharon Stone, mas é necessário ter classe", acrescenta Astrid. "Mini-saias e decote estão completamente vetados", ressalta.

O cuidado com o figurino faz parte da batalha da classe para ganhar respeito. Aquela frase "ela é só uma secretária" ainda incomoda muitas profissionais. Que também querem se livrar do estereótipo de "companheiras do chefe em todas as horas, dentro e fora do expediente". Astrid às vezes recebe até pedidos específicos durante o recrutamento: não mande nenhuma candidata jovem e bonita, porque a esposa do executivo é ciumenta.

"Ainda existe o preconceito de achar que secretária é apenas uma doméstica de escritório", diz Xênia Quirino, 39 anos. "Algumas pessoas acham que estamos na empresa para servir água e cafezinho, mas eu vou logo avisando: a copa está aí do lado." Xênia é secretária do diretor-geral da Renal Therapy Services (RTS), empresa afiliada à Baxter. Mas antes de optar pelo secretariado, foi professora na Cultura Inglesa, fez Ciências Contábeis na Universidade de São Paulo (USP) e morou durante cinco anos nos EUA. Seu primeiro emprego como secretária foi um desafio: assessorava oito chefes em uma empresa de aromas. "Era uma loucura", conta.

Hoje, está mais que familiarizada com o ramo da RTS. Chega assistir "woskshops" como ouvinte para aprender sobre o negócio ligado à nefrologia. "Estou tão familiarizada com os termos científicos, que muita gente me pergunta se tenho formação na área médica".

No "workshop" para secretárias que Astrid mantém em sua empresa, a Great Start, ela toca em alguns pontos nevrálgicos. Ela ensina, por exemplo, como lidar com a esposa do chefe. "É bom não manter muita amizade com a esposa ciumenta, que quer sair para almoçar com a secretária para arrancar informações", diz. Ela também ajuda secretárias a lidar com o "pool" de chefes, estrutura cada vez mais comum em tempos de cortes de custos. "É difícil estabelecer prioridades quando se trabalha com quatro ou cinco chefes", diz. "É preciso dar atenção a todos e não mostrar preferências."

Maneirar na arrogância também é necessário, aconselha Astrid. "Muitas acham que só porque são secretárias do presidente se tornam rainha da empresa", diz. "Certa vez, uma secretária chegou a exigir que trocassem os carpetes de sua sala e abrissem uma janela, porque ela queria ter uma vista." Com a política de portas abertas, as secretárias "leão de chácara" também estão com os dias contados.

Mas, mesmo na era da eficiência e multifuncionalidade, a empatia e amizade ainda contam muitos pontos. Vide a etimologia da palavra secretária: originalmente, significava "a pessoa a quem são confiados os segredos e confidências de um superior".

Deise Bertelli trabalha há 25 anos como secretária de Rogério Amato, presidente do conselho da Springer, sócio da Panasonic da Amazônia e diretor plenário da Fiesp. Ela viu os filhos do chefe nascerem e é quase parte da família. Com isso, aprendeu a "interpretar" as entrelinhas do executivo e ganhou muita liberdade. "As minhas tarefas variam desde lidar com informática até negócios com o gado das fazendas", diz.

A EVOLUÇÃO NO ESCRITÓRIO