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PERFIL |
SECRETÁRIAS ABREM O CORAÇÃO Não agüento quando elas perguntam: "Fulano de onde?". "E para que querem saber o assunto? Não têm nada a ver com isso!" Se essas são algumas das suas idéias a respeito da performance das secretárias, então você deve estar "sofrendo" na mão delas. O que acontece é que as profissionais costumam ser incompreendidas, e, com isso, todos acabam se dando mal. A idéia de que a secretária é sempre um inimigo em potencial (menos do seu superior, claro) é, em geral, falsa. Do outro lado da linha costuma estar uma profissional estressada "por sofrer pressão de dois lados: do chefe e das pessoas que procuram o seu chefe." A melhor maneira de conseguir o que se deseja dessa profissional tão importante para quase todo mundo é usar e abusar da boa educação. Embora a recomendação seja simples, no estresse do corre-corre diário, as boas maneiras às vezes são esquecidas. Leia abaixo o que secretárias, além de alguns dos poucos secretários do mercado (90% da categoria profissional é do sexo feminino), dizem sobre o que deve ser evitado e o que o interlocutor deve fazer para "ganha-las". A primeira lei é não subestimar a inteligência da secretária. É regra perguntar quem está do outro lado da linha e de onde é a pessoa. Responda, simplesmente. O mesmo acontece quando a profissional pergunta o assunto a ser tratado com o superior dela. "Não é uma questão de curiosidade, mas uma forma de agilizar o trabalho. O nosso chefe também vai perguntar o assunto e ainda há a possibilidade de a secretária resolver o problema em questão. Nossa função não se resume a anotar recados", diz Ligia Storto, secretária de uma agência de publicidade. No consultório médico, revelar o assunto é mais fundamental ainda. "Só assim vou ter a idéia da urgência do problema. Dependendo do caso, passo ou não para o médico", diz Maria Ignez Simonsen, que há nove anos trabalha como secretária em um consultório pediátrico. Além de se identificar pelo telefone, o paciente precisa dar algumas dicas para ajuda-la. "Não tenho uma boa memória para gravar nomes, são tantas as crianças, que fica difícil saber quem é quem", conta. A chantagem, sempre abominável, não raro é encarada por secretárias em geral. O interlocutor alega, por exemplo, que vai mudar de médico se não conseguir o tal do encaixe na agenda do dia. "Nem sempre os demais pacientes podem ou querem ceder seus horários. É algo que quase sempre foge da minha alçada", explica Maria Ignez. Outro alerta: não confunda a área de atuação da secretária com as tarefas do chefe dela. Na falta dele, costuma-se apelar para a opinião ou a orientação do profissional. Márcia Siqueira, por exemplo, que atualmente dá aulas de ética no curso de secretariado da Univap (Universidade do Vale do Paraíba), já se viu numa situação desse tipo. Seu superior estava incomunicável naquela tarde, e um cliente precisava resolver um problema crucial: quitar sua dívida naquele dia ou correr o risco de ser processado. Na falta do advogado, o cliente desesperado começou a pedir conselhos a ela. "Tentei explicar que isso fugia da minha área. Não podia me passar por advogada. Só que ele achou que era minha obrigação. Saiu bufando da sala e ainda me culpou pelo possível final do problema", lembra Márcia. Outra dica: querida, amor, princesa...Volte e meia elas escutam tratamentos do gênero e se irritam. Mostrar-se íntimo do chefe na ligação telefônica também costuma pegar mal. Basta dizer que o assunto é pessoal, dizem as profissionais. Isso também vale para a família. Saber o nome da mulher ou do marido, dos filhos, do pai ou da mãe do (da) chefe é quase obrigação da secretária. Mas, quando são os primos, sobrinhos ou parentes distantes em questão, aí a história é diferente. Aliás, o assunto família costuma representar confusão para essas profissionais. Em reuniões, por exemplo, as secretárias são instruídas pelos chefes a impedir que sejam incomodados. Por causa disso, uma profissional que preferiu não ser identificada enfrentou a ira da mulher do chefe. "Ela queria as chaves do carro. Só que o marido - no caso, o meu chefe - estava em uma reunião importantíssima com estrangeiros. Eu não podia incomodá-lo. No final, sobrou para mim. Levei bronca da mulher e dele." Desabafos ou inquisições à secretária para passar o tempo na sala de espera são cenas comuns na vida da profissional. E muitas vezes perigosas. Uma secretária, que preferiu não ser identificada, conta a história tragicômica da mulher que, interessada no chefe, fez um questionário sobre a vida pessoa dele para a secretária. Só que a secretária era também a mulher do sujeito. Quem dança com essa história de fofoca, diz Maria Ignez, é o paciente. "Tenho uma relação sincera com o doutor. Se alguém faz algum comentário negativo, certamente um vai contar para o outro", revela. Leia abaixo uma relação de dicas para manter uma boa relação com as secretárias. Afinal, delas pode depender até o final feliz de um grande negócio. PROFISSIONAIS DÃO O CAMINHO DAS PEDRAS
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