PERFIL

Artigo publicado na revista "Criativa" de fevereiro/98

Para as Secretárias o futuro já chegou

Diferentes dos antigos "enfeites" de escritório, elas agora decidem, falam línguas e administram tudo com computadores.

Elas conseguiram driblar os esteriótipos e o folclore que envolve a profissão de secretária.
Venceram a batalha e provaram que não invadiram os escritórios para arrumar bons casamentos, como pensavam muitos machistas do início do século. Com mais respeito, estão afastando o fantasna do assédio sexual. Tornaran-se indispensáveis na vida de gerentes, diretores e presidentes de empresas.

Se até a década de 70 a função era burocrática e qualquer ação da secretária dependia de um "O.K." do chefe, hoje a profissional é mais independente, tem autonomia e novas responsabilidades.
Agora ela é uma assessora, assistente. Virou executiva.

A transformação nas funções de secretária não aconteceu por acaso. Acompanhou a abertura dos mercados, a reengenharia das empresas e a necessidade de profissionais multidisciplinares e com mais poder de decisão dentro das corporações.

Por isso, a nova profissional precisa ter visão geral da companhia, resolver com criatividade e independência os corriqueiros problemas do dia-a-dia e ter muito jogo de cintura para tratar os  clientes internos e externos. Com esse novo perfil, conhecimentos como taquigrafia e técnicas de arquivo caíram em desuso. O importante agora é dominar a informática e também ter noções de administração.

Saber outros indiomas é um trunfo antigo que ainda faz a diferença na hora da contratação. Manter-se atualizada é uma necessidade à qual Birgit Worner Bulla, 36 anos, secretária da vice-presidência financeira da Basf, multinacional alemã, sabe dar importância. Descendente de alemães, decidiu cedo pela carreira de secretária. Com o alemão adinado, logo conseguiu um estágio em empresa estrangeira. Era o início de uma carreira promissora. Aos 25 anos já assessorava a diretoria. Mas Birgit decidiu tentar a sorte em seu próprio negócio: confecção. Foram 6 anos como empresária. em 1992, decidiu voltar à antiga carreira. Encontrou um mercado mais exigente, totalmente informatizado e que pedia o registro profissional para se contratada como secretária. "Tive que começar tudo de novo. Voltei à empresa como secretária de gerência, fiz curso técnico de secretariado para conseguir o registro e aprendi a trabalhar com computador", lembra.

Birgit reconhece que não foram introduzidos apenas novos equipamentos, mas que o papel da secretária também está diferente. "Hoje, na vice-presidência, tenho mais autonomia para tomar decisões e participo ativamente do setor. Acaba sendo mais gratificante."

Chegar ao topo da carreitra como secretária da presidência é algo que leva em média sete anos. Mas a competência e, é claro, um pouco de sorte podem encurtar bastante esse percurso. Tatiana Robles pode considerar-se uma profissional de sorte. Aos 22 anos, é secretária do precidente da A. T. Kearney, multinacional americana. A experiência de Tatiana vem de longe: dos Estados Unidos, onde fez um curso de secretariado ao cursar o colegial. Entre as idas e vindas do exterior ao Brasil, secretariou por um ano uma famosa empresária francesa, em Paris. Falante e com uma cultura diferenciada, Tatiana entrou na empresa em junho de 1997 como assistente da gerente administrativa, que assessorava a presidência. Com a saída de sua chefe direta, e seu excelente desempenho, foi convidada a trabalhar diretamente com o presidente. O serviço lhe consome mais de dez horas por dia. "Hoje, o papel da secretária é bem diferente. Além de organizar o dia-a-dia do presidente, tenho autonomia para tomar decisões e coordenar Eventos/Cursos." Seu objetivo não poderia se outro: "Quero chegar a secretária sênior, hoje ainda sou júnior".

A experiência como secretária pode ser muito útil quando a profissional pretende mudar de setor. Os conhecimentos de administração e organização são fundamentais em qualquer área, até mesmo para abrir negócio próprio. A polonesa Stefi Maerkker, de 50 anos, trabalhou como secretária por 13 anos. "Como falava inglês e francês e era muito organizada, achei que poderia desenvolver um bom trabalho como secretária", conta. Sem experiência, valeu-se de muita criatividade ao enviar o currículo. "Mandei uma carta diferente: escrevi que dominava inglês, francês, tinha facilidade de aprender e que também era uma pessoa muito agradável de ser vista", lembra. "Acho até que foi por esta última anotação que me chamaram", brinca Stefi, uma loira, dona de lindos olhos verdes, que jura nunca mais ter usado o seu charme para subir na carreira. Com a aposentadoria do chefe, o presidente da mepresa que trabalhava, em 1980, Stefi resolveu usar todo o seu conhecimento, criatividade e dinamismo no próprio negócio. Há três anos está no comando da SEC - Secretary Search & Training, uma empresa de consultoria, recolocação e treinamento para secretárias. "Quando comecei, era importante saber datilografia, taquigrafia e até ter boa aparência. Hoje isso não é mais essencial", avisa. "Agora, as secretárias precisam saber informática e administração, além de estarem preparadas para tomar decisões quando necessário."

Tanta responsabilidade e autonomia exigem preparo. Para se ter registro de secretária na carteira de trabalho é preciso fazer um curso técnico ou a faculdade de secretariado. Ser bilíngüe não é mais um diferencial, mas uma necessidade ness novo mercado globalizado. A formação, porém, não pode parar por aí. O próprio sindicato da categoria e também várias empresas de consultoria e treinamento oferecem cursos tanto técnicos quanto psicológicos. "A secretária atual deve  estarpreparada para conviver com as tensões diárias. Não dá para ficar chorando quando o chefe perde a calma ", comenta a psicóloga Elisabeth Martins Santos, da Benatti Comercial & Associados, empresa especializada em contratação e capacitação de secretárias. "O mercado está mais exigente e quem não estiver preparado pode dar adeus a uma boa colocação."

As empresas estão atentas a essas mudanças. É comum em multinacionais a realização de Develop. Os temas vão de informática, qualidade, a relacionamento com clientes internos e externos. "O papel da secretária na atualidade é tão importante que chegamos a contratar um "headhunter" (especialista em colocação de executivos) para encontrar a secretária certa para um de nossos presidentes", comenta Wagner Brunini, diretor de recursos humanos da Basf.

Quanto ganham

Secretária em português:

• Júnior, de R$ 400,00 a R$ 500,00;
• Sênior, de R$ 800,00 a R$ 1.300,00.

Secretária bilíngüe:

• Presidência, de R$ 2.500,00 a R$ 3.500,00;
• Sênior, de R$ 1.500,00 a R$ 2.500,00;
• Pleno, de R$ 1.300,00 a R$ 2.300,00;
• Júnior, de R$ 900,00 a R$ 1.200,00

O que mudou

Antes:

• datilografia
• postagem e recebimento de correspondência
• suprimento de materiais para o departamento
• providenviar viagens
• atendimento telefônico e de visitas
• controle de arquivos

Agora:

• uso diário de programas de editoração de textos, agendas, planilhas eletrônicas e banco de dados
• coordenação do fluxo de papéis, triagem e despachos de assuntos de rotina, uso de rede Interna de comunicação
• compras de materiais, cotação com fornecedores, asministração dos custos do departamento
• procura de soluções rápidas no atendimento a clientes
• organização do sistema de dados e informações em arquivos eletrônicos e físicos
  (Fonte: Unity Consultoria e Assessoria Empresarial.)