PERFIL

Coluna do Consultor

Técnicas Secretariais: Reinvenção ou Adequação? FEV/2003
Márcia Cristina Moraes de Siqueira

Lembra aquela imagem da secretária que atendia telefone, anotava recados, digitava documentos, recebia e encaminhava clientes entre outras atividades estanques? Pois é, ela já ficou na lembrança.

Essa transformação ocorreu ao longo dos últimos anos, em conseqüência das exigências do mercado de trabalho, que impõem outra forma de atuação, não só para o profissional de secretariado como para qualquer outro profissional. Podemos constatar essa realidade através do quadro abaixo:

A garantia de sobrevivência e da eficácia profissional depende da capacidade de entender as tendências de mercado, do universo das conexões tecnológicas, e da atuação nesse contexto.

O que significa isso para o profissional de secretariado? Se a sua área de atuação sempre foi a de assessoria nos negócios e na organização ao qual está inserida?

Houve a necessidade de uma reavaliação da concepção das técnicas secretariais, para uma efetiva assessoria ao novo modelo de gestão de negócios. Na medida em que as estruturas organizacionais passaram por um enxugamento, as funções e/ou cargos mantidos tiveram suas atividades ampliadas, o profissional de secretariado, passou de mero executor a gerenciador de processos.

A empregabilidade diante desse cenário, exigiu do profissional personalização de métodos e procedimentos de trabalho: para atender às necessidades e expectativas da organização; pensamento global: pois a visão empreendedora permite eficácia e flexibilização de atuação; e ação local: que permite a mensuração das atividades desenvolvidas e a constatação de resultados.

E como fica a questão das técnicas secretariais?

A terminologia técnicas secretariais está associada a métodos e procedimentos para desenvolvimento de atividades, identificação de processos administrativos e viabilidade de geração de resultados empresariais. Para entender a dimensão de atuação e sua importância para a organização, eis algumas técnicas:

Organização do Trabalho, que integra desde a organização do ambiente até o gerenciamento dos processos que viabilizam a gestão do departamento. Para a sustentação dessa técnica o profissional deve dominar conceitos de administração e gestão de recursos materiais e humanos; identificar cultura organizacional e departamental; ter competência para desenvolver atividades administrativas, como: agenda, acompanhamento e controle de compromissos, atendimento a clientes entre outras.

Comunicação e Expressão, consiste na intermediação de todos os processos administrativos que entram e saem da área que atua, por meio verbal ou não-verbal, através das mídias: impressa, digital ou virtual. Importante ressaltar que essa técnica é uma das mais importantes, visto que além da sua administração, depende a agilidade, mensuração da importância e a identificação do seu fluxo.

Apoio Logístico, que implica na harmonização dos processos e ações entre o ambiente interno e externo, na integração entre executivos, equipe técnica, clientes e fornecedores, e na terceirização de serviços. Essa técnica depende de sólidos conhecimentos a respeito da filosofia, políticas, orçamentos da organização, bem como missão da área, expectativas e metas do executivo e equipe.

Administração, Coordenação e Gerenciamento da Informação, pressupõe a disponibilização da informação por intermédio de uma arquitetura adequada. A essência da técnica está em definir e implantar uma arquitetura da informação que permita acessar e analisar um volume de informações potencialmente úteis para explorar as oportunidades existentes no mercado e as capacidades organizacionais. Apesar da tecnologia da informação ter facilitado as tarefas de coleta, classificação e armazenamento de dados, é imprescindível a atuação do profissional de secretariado que deve filtrar, identificar seu fluxo e disponibilizá-la, com assertividade.

Psicologia das Relações Interpessoais, consiste na administração das relações interpessoais que visa integrar os interesses profissionais, com as expectativas pessoais e o convívio em comunidade. Essa técnica depende do equilíbrio, da visão humanista, de domínio de métodos e procedimentos para administração de interesses pessoais e profissionais.

Podemos afirmar que a questão das técnicas secretariais não trata-se de re-invenção e sim de adequação; é conseqüência da revolução e transformação que a gestão empresarial vem sofrendo nos últimos anos. A profissão de secretariado é a mais próxima dos centros decisórios de qualquer organização, a sua amplitude e dimensão de ação depende do nível hierárquico em que está inserida, em contrapartida devem possuir competências técnicas e humanas, sólidos conhecimentos do segmento de mercado em que atuam, bem como domínio da área específica que assessora.

Importante ressaltar que para ser um profissional bem sucedido, além da aplicabilidade das técnicas adequadas são necessárias atitudes, como:

construir sua própria base de força;

reorganizar suas múltiplas prioridades;

ganhar credibilidade incorporando novas culturas;

negociar resultados factíveis; e

interpretar e lidar com situações.